Qué es el fill rate y cómo calcularlo

El fill rate (tasa de servicio de pedidos) es el indicador logístico que más valoran los compradores grandes —grupos de farmacias, herbolarios con varios puntos de venta, distribuidores secundarios— a la hora de elegir proveedor habitual. No mide si llevas muchos años en el mercado ni si tus precios son competitivos: mide si cuando alguien pide, recibe exactamente lo que pidió, completo y a tiempo. En el canal de parafarmacia y suplementos, un fill rate por debajo del 90% empieza a generar fricción en la relación comercial.

Para las distribuidoras que ya operan en el mercado, mejorar el fill rate sin sobre-stockar todo el catálogo es el equilibrio más difícil de lograr —y el más rentable cuando se consigue. En este artículo explicamos cómo calcularlo, qué niveles son aceptables y qué palancas mejoran el fill rate sin disparar el capital inmovilizado en almacén.

Fórmula del fill rate

El fill rate se calcula dividiendo las unidades servidas entre las unidades pedidas, multiplicado por 100:

Fill rate = (Unidades servidas / Unidades pedidas) × 100

El fill rate puede calcularse a nivel de línea de pedido (si cada producto del pedido se sirve completo), a nivel de pedido (si el pedido completo se sirve sin incidencias) o a nivel de valor (valor de lo servido / valor total del pedido). Para el seguimiento operativo del día a día, el fill rate por unidad o por línea de pedido es el más práctico.

En la distribución de parafarmacia y suplementos, el fill rate debe calcularse incluyendo también las rupturas parciales: si de un pedido de 100 unidades de un producto se sirven 95, el fill rate de esa línea es del 95%, no del 100%. Las rupturas parciales acumuladas a lo largo del mes tienen tanto impacto en la percepción del cliente como las rupturas totales.

Qué significa cada nivel de fill rate

Los umbrales de referencia del sector varían ligeramente según el tipo de producto y la frecuencia de pedido del cliente, pero en distribución de parafarmacia y suplementos los rangos generales son:

• Por encima del 97%: nivel de servicio excelente, el cliente percibe la distribuidora como un proveedor fiable para referencias de rotación crítica.
• Entre 90% y 97%: nivel aceptable; puede haber fricciones puntuales pero no genera riesgo inmediato de pérdida del cliente.
• Por debajo del 90%: nivel problemático; el cliente empieza a buscar proveedores alternativos para asegurar el abastecimiento de sus referencias clave.

Tabla de interpretación por nivel

Ejemplo numérico resuelto

Una distribuidora recibe un pedido de una farmacia con 500 unidades en total distribuidas en 12 referencias distintas. De esas 500 unidades, sirve 470 (el resto está en rotura en ese momento):

Fill rate = (470 / 500) × 100 = 94%

Este fill rate del 94% está en el rango aceptable, pero si se repite en varios pedidos consecutivos con el mismo cliente, el riesgo de perderlo empieza a aumentar. La estrategia para mejorar sería identificar cuáles de las 30 unidades en rotura corresponden a referencias de alta rotación del cliente y asegurar esas referencias con un stock de seguridad específico.

El punto de pedido de cada referencia debe revisarse en función del fill rate objetivo: si quieres un fill rate del 97%, el stock de seguridad debe absorber la variabilidad de la demanda en ese porcentaje de casos.

Cómo mejorar el fill rate sin sobre-stockar

El error más común es intentar mejorar el fill rate aumentando el stock de todo el catálogo. Esto inmoviliza capital de forma poco eficiente. Una alternativa más efectiva es la clasificación ABC del catálogo:

• Referencias A (alta rotación, 20% del catálogo que genera el 80% del volumen): aplicar stock de seguridad alto y punto de pedido anticipado.
• Referencias B (rotación media): stock estándar con seguimiento semanal.
• Referencias C (baja rotación, larga cola del catálogo): pedido bajo demanda confirmada, sin stock permanente.

Con esta segmentación, el capital inmovilizado en stock se concentra donde más impacta en el fill rate, en lugar de distribuirse uniformemente por todo el catálogo.

Conclusión

El fill rate es el indicador más honesto sobre la calidad de servicio de una distribuidora. Mejorar dos o tres puntos porcentuales en el fill rate de las referencias clave de un cliente puede marcar la diferencia entre retenerlo o perderlo ante un competidor. La clave no está en sobre-stockar, sino en identificar dónde están las rupturas y concentrar el esfuerzo de stock en esas referencias. Explora más herramientas de gestión para distribuidoras en el marketplace de FarmaBulk.

«Nos da visibilidad ante farmacias que antes no sabían que existíamos.» — Distribuidora de parafarmacia, Cataluña

«Competir en el mismo escaparate que las marcas nos obliga a ser más competitivos en plazo y servicio, y eso nos beneficia.» — Distribuidora multimarca, Andalucía