Cómo hacer un plan de rutas para tus comerciales

El plan de rutas es uno de los activos más infravalorados de una distribuidora con equipo comercial. Muchos comerciales trabajan con una idea aproximada de a quién visitar cada semana, sin un plan escrito que optimice el tiempo en carretera ni garantice la frecuencia mínima por cliente. El resultado suele ser el mismo: los clientes A se visitan con demasiada frecuencia, los B y C quedan desatendidos, y el comercial acaba con días de mucho kilómetro y poco resultado.

Si tienes comerciales distribuidos por zonas o si eres un comercial autónomo con tu propia cartera, este artículo te da el método para construir un plan de rutas que funcione. En FarmaBulk puedes complementar el trabajo de tus comerciales con un canal digital que capta clientes en las zonas donde no llegas.

Clasifica tu cartera por potencial: el método ABC

El primer paso para construir un plan de rutas es saber qué clientes merecen más tiempo. La clasificación ABC es el método más sencillo y eficaz:

• Clientes A: el 20% de clientes que generan el 80% de la facturación. Alta frecuencia de visita, relación estratégica, riesgo alto si los pierdes. Son los que nunca pueden quedar sin stock.
• Clientes B: potencial medio. Compran con regularidad pero en volúmenes menores. Frecuencia de visita moderada.
• Clientes C: compran esporádicamente o con volúmenes muy pequeños. Visitas infrecuentes o gestión telefónica y digital.

Para hacer esta clasificación necesitas los datos de ventas de los últimos 12 meses por cliente. Si no los tienes organizados, el catálogo digital y el ERP son el punto de partida.

Agrupa por comarca para eliminar kilómetro muerto

Una vez clasificada la cartera, el siguiente paso es agrupar geográficamente:

• Dibuja en un mapa (Google Maps o papel) la ubicación de todos tus clientes A, B y C.
• Identifica las comarcas o zonas donde se concentran los clientes. En distribución de parafarmacia, las concentraciones suelen seguir los núcleos urbanos y los ejes de carretera principales.
• Asigna cada comercial a una zona geográfica coherente. Un comercial que salta de comarca en comarca entre visitas está perdiendo horas en kilómetro muerto que podrían ser visitas.
• Deja siempre un 15-20% de la jornada semanal libre para prospección en la propia zona. Los clientes nuevos raramente aparecen solos.

Frecuencia de visita por tipo de cliente

La regla orientativa que funciona en distribución de parafarmacia y suplementos:

• Clientes A: visita cada 15 días como mínimo. Presencia física que refuerza la relación y detecta cambios en las necesidades del cliente antes de que busque alternativas.
• Clientes B: visita mensual. Suficiente para mantener la relación sin saturar el tiempo del comercial.
• Clientes C: cada 45-60 días o gestión por teléfono y WhatsApp entre visitas esporádicas. El objetivo es no perder la relación sin invertir un tiempo desproporcionado.

Estos son rangos orientativos: ajústalos según tu sector, la distancia y la naturaleza del cliente. Un herbolario urbano con alta rotación puede pedir visita más frecuente; una farmacia rural con pedidos pequeños puede preferir menos visitas y más pedido telefónico.

Herramientas que ayudan sin complicar

• Google Maps con listas guardadas: crea una lista por zona con todos los clientes marcados. Es gratuito, siempre actualizado y cualquier comercial lo maneja sin formación.
• Waze: para la optimización de ruta en tiempo real durante la jornada. Avisa de tráfico e incluye paradas múltiples en orden eficiente.
• CRM básico: un CRM sencillo (incluso un Excel bien estructurado) permite registrar la última visita, el pedido resultante y el siguiente punto de contacto. Sin este registro, el plan de rutas existe solo en la cabeza del comercial y desaparece si ese comercial se va.
• Apps de CRM sectorial: existen soluciones específicas para distribución que integran mapa de clientes, historial de pedidos y calendario de visitas. La curva de aprendizaje es mayor, pero el retorno también.

Por qué el plan escrito supera al mental

La improvisación parece más cómoda pero tiene un coste real:

• El plan mental desaparece si el comercial enferma, se va de vacaciones o deja la empresa. El escrito no.
• Sin plan escrito, los clientes C tienden a quedarse sin visitar semanas o meses sin que nadie lo detecte.
• El plan escrito permite al jefe de ventas identificar desequilibrios de carga entre comerciales y ajustar las zonas.
• Con plan escrito, el análisis de productividad es posible: visitas/hora, conversión de visita a pedido, ticket medio por ruta. Sin él, solo hay intuición.

Complementa el plan de rutas con lo que puedes leer en los artículos sobre cómo motivar al equipo comercial y cómo captar nuevas marcas para tu catálogo.

Conclusión

Un plan de rutas escrito, con clientes clasificados por potencial y agrupados por zona, convierte el tiempo en carretera en inversión rentable. La frecuencia mínima A-B-C es el esqueleto; las herramientas digitales, el músculo. Y para los clientes que están en zonas donde no llegas con comercial propio, el marketplace de FarmaBulk es el canal que cierra el hueco sin añadir costes fijos.