Gestión de stock y control de caducidades en tu farmacia o herbolario: evita roturas y pérdidas

Una mala gestión de stock en farmacia o herbolario cuesta dinero de dos formas: las roturas de stock hacen que el cliente se vaya a la competencia, y el exceso genera caducidades que hay que tirar o devolver con pérdida. Entre estos dos extremos está la gestión eficiente, que maximiza la rentabilidad del lineal sin inmovilizar capital innecesario. La mayoría de establecimientos no tiene un sistema claro y gestiona el stock «a ojo», con el coste que eso implica.

En FarmaBulk, el marketplace B2B mayorista de salud y bienestar, puedes reponer de forma ágil y centralizada, con pedidos directos al laboratorio y toda la gestión en un solo panel. Sin esperar al comercial, sin catálogos desactualizados y con el historial de pedidos a la vista. En este artículo te explicamos los fundamentos de una gestión de stock eficiente para tu farmacia o herbolario.

FIFO y FEFO: las dos reglas básicas de rotación

Cualquier farmacia o herbolario debería aplicar al menos una de estas dos metodologías de rotación de stock:

• FIFO (First In, First Out): lo que entró primero sale primero. Se coloca el stock nuevo detrás del antiguo. Válido para productos sin fecha de caducidad problemática o con caducidades largas (cosméticos, ciertos suplementos).
• FEFO (First Expired, First Out): lo que caduca antes se vende primero. Imprescindible para suplementos, probióticos, fitoterapia y cualquier producto con caducidad relevante.

En el canal farmacéutico, el FEFO es la norma general. Implica revisar el orden del lineal cada vez que llega un nuevo lote y colocar siempre el stock más próximo a caducar en posición delantera. Parece obvio, pero muchos establecimientos no lo aplican de forma sistemática y acaban con caducidades que podrían haberse evitado.

Stock mínimo y punto de reposición

Definir el stock mínimo de cada referencia es el paso previo para eliminar las roturas de stock. El cálculo básico:

• Consumo medio diario × tiempo de reposición = stock de seguridad.
• Punto de reposición: cuando el stock baja de ese nivel, se lanza el pedido automáticamente (o se incluye en la lista de la compra semanal).
• Stock máximo: el que cabe en el espacio asignado sin generar riesgo de caducidad antes de que rote. Suele ser 2–3 veces el stock de seguridad en referencias de alta rotación.

Para parafarmacia, los tiempos de reposición con FarmaBulk son más cortos que con el canal tradicional, lo que permite reducir el stock de seguridad sin asumir más riesgo de rotura.

Alta rotación vs. cola larga: cómo gestionarlos diferente

No todas las referencias merecen el mismo nivel de atención en la gestión de stock. Hay que distinguir dos grupos:

• Productos de alta rotación (el 20 % que genera el 80 % de las ventas): colágeno, vitamina D, probióticos, melatonina, omega-3. Deben tener stock siempre, punto de reposición claro y revisión semanal.
• Cola larga (el 80 % restante): referencias especializadas, marcas alternativas, formatos nicho. Aquí el riesgo de caducidad es mayor. Pide en cantidad mínima y repón solo cuando hay demanda clara.

En el marketplace de FarmaBulk puedes filtrar el catálogo por margen y comparar laboratorios antes de decidir si vale la pena tener una referencia de cola larga o sustituirla por otra de mayor rotación.

Control de caducidades: procesos y herramientas

La revisión de caducidades debería ser un proceso rutinario, no una emergencia. Algunas buenas prácticas:

• Revisión mensual del lineal: identifica las referencias que caducan en los próximos 3 meses y colócalas en posición de salida.
• Hoja de control por categoría: una simple tabla con referencia, lote, fecha de caducidad y cantidad en stock es suficiente para la mayoría de establecimientos.
• Alertas en el sistema de caja o gestión: si tu software lo permite, configura alertas automáticas a 90 días de la caducidad.
• Promoción de proximidad: para referencias con caducidad próxima, una pequeña acción de comunicación (cartel, publicación en redes) puede acelerar la salida sin llegar a tener que tirar producto.
• Negociación con el laboratorio: muchos laboratorios aceptan cambios de lote o devoluciones si se gestiona con suficiente antelación. Tener el historial de pedidos centralizado en FarmaBulk facilita este proceso.

Conclusión: stock eficiente, negocio más rentable

La gestión de stock en farmacia y herbolario no requiere sistemas complejos: requiere disciplina, rutinas claras y un canal de reposición ágil. Aplicar FEFO, definir stocks mínimos y distinguir entre alta rotación y cola larga ya te sitúa por delante de la mayoría de la competencia. Para reponer con criterio, comparar precios mayoristas y gestionar todos tus pedidos desde un solo lugar, accede al marketplace de FarmaBulk de forma completamente gratuita.