Facturación electrónica y Verifactu: qué tiene que hacer tu marca y para cuándo

Entre las marcas de suplementos y cosmética que venden a farmacias, herbolarios y tiendas especializadas circula bastante confusión sobre qué obligación toca cumplir y cuándo. Hay, en realidad, dos cuestiones distintas que se suelen mezclar: cómo debe comportarse el programa de facturación que usa tu empresa, y en qué formato deben intercambiarse las facturas entre negocios. Entender la diferencia es el primer paso para no llegar tarde a ninguna de las dos.

Mientras pones en orden esta parte administrativa, conviene no perder de vista tampoco la parte comercial: en FarmaBulk puedes ordenar pedidos, clientes y facturación de tu canal profesional en un solo sitio, sin que la digitalización fiscal y la digitalización comercial vayan por caminos separados.

Verifactu y factura electrónica B2B: dos cosas distintas

La confusión habitual mezcla dos normas que regulan cosas diferentes:

• Verifactu (RD 1007/2023): regula cómo debe comportarse el programa de facturación que usa tu empresa: registro encadenado e inalterable de cada factura, identificador correlativo y un código QR verificable en cada documento emitido.
• Factura electrónica B2B (Ley 18/2022, «Crea y Crece», desarrollada por reglamento): regula el formato estructurado en que las empresas deben intercambiar facturas entre sí, además de la comunicación de los estados de pago de cada factura.

Una marca que factura a puntos de venta profesionales puede verse afectada por ambas a la vez, cada una con su propio calendario y sus propios requisitos técnicos.

Qué implica Verifactu en el día a día de tu marca

Si tu empresa factura con un programa informático, conviene revisar cuanto antes:

• Si tu software de facturación actual está adaptado o certificado conforme a los requisitos técnicos de Verifactu.
• Cómo se generan tus facturas hoy: si existe algún proceso manual que rompa la cadena de numeración o permita editar facturas ya emitidas.
• Qué información necesitas pedir a tu proveedor de software sobre su plan de adaptación, si todavía no la tienes.

Qué implica la factura electrónica entre empresas

La obligación de facturación electrónica B2B afecta al formato en que emites y recibes facturas de otras empresas, y a la comunicación de los estados de la factura (aceptada, pagada, rechazada). Para una marca que vende a farmacias, herbolarios o tiendas de suplementos con condiciones profesionales, esto puede implicar cambios en cómo se genera y se envía cada factura, más allá de lo que ya exige Verifactu sobre el propio programa.

Los plazos: por qué conviene darlos siempre con margen

El calendario de aplicación de estas obligaciones se ha modificado en varias ocasiones, con fechas distintas según el tamaño de la empresa y prórrogas que han ido cambiando el escenario inicial. Por eso, cualquier fecha que leas debe tomarse como orientativa y contrastarse siempre con el calendario vigente en la sede de la Agencia Tributaria (AEAT), que es la fuente oficial para saber qué plazo aplica exactamente a tu caso. Adaptar el software con margen, y no el mes anterior a la fecha límite que corresponda, evita sustos de última hora y tiempos de implantación que casi siempre se alargan más de lo previsto.

Ayudas de digitalización que pueden cubrir parte del coste

Existen programas públicos de ayuda a la digitalización de pymes y autónomos que, en determinadas condiciones, pueden cubrir parte del coste de adaptar el software de facturación de tu marca. Las condiciones y convocatorias cambian con frecuencia, así que conviene revisar los requisitos vigentes antes de dar por hecho que aplican a tu caso. Sobre este tema y sobre las herramientas de gestión que de verdad necesita una marca pequeña, puedes ampliar información en nuestros artículos sobre herramientas de gestión para marcas pequeñas y sobre ayudas y subvenciones para marcas de salud y bienestar.

Conclusión: revisa con margen y consulta siempre fuentes oficiales

Verifactu y la factura electrónica B2B son obligaciones distintas, con calendarios que han cambiado varias veces y que conviene verificar siempre en la sede de la AEAT y con tu asesor fiscal antes de dar cualquier fecha por definitiva. Mientras pones en orden esta parte, puedes seguir haciendo crecer tu canal profesional desde el marketplace de FarmaBulk.

Este artículo tiene carácter meramente informativo y orientativo. Los plazos y requisitos citados pueden variar; consulta siempre el calendario vigente en la Agencia Tributaria (AEAT) y con tu asesor fiscal antes de tomar decisiones sobre tu negocio.