Cómo montar tu propio Excel/CRM de comercial en una tarde: plantilla básica que sí usarás

Muchos comerciales del sector salud gestionan su cartera de farmacias, herbolarios y gimnasios en un cuaderno, en la memoria o en una hoja de Excel que nadie ha vuelto a tocar desde el primer mes. El resultado casi siempre es el mismo: se pierde el dato de la última visita, se duplican pedidos y calcular la comisión real de cada mes obliga a repasar facturas una a una.

No hace falta pagar un CRM caro para tener orden. Con una plantilla de Excel bien pensada puedes controlar cuentas, pedidos y agenda en una sola tarde de trabajo, y cuando la cartera crezca demasiado para una hoja de cálculo, FarmaBulk permite dar el salto sin cambiar de proveedor, como explicamos en CRM, Excel o gestor de pedidos.

Por qué un Excel bien montado te puede bastar

Muchos comerciales piensan que necesitan un software caro desde el primer día. En la práctica, con una cartera moderada (un rango orientativo de menos de 60-80 cuentas activas) una plantilla clara resuelve la mayor parte del trabajo diario sin más inversión que el tiempo de montarla.

• Cero coste y sin curva de aprendizaje: cualquier comercial sabe abrir un Excel.
• Control total sobre qué campos guardas y cómo los organizas.
• Portabilidad: se abre en cualquier ordenador, sin depender de accesos ni licencias de terceros.

Pestaña de cuentas: qué campos no pueden faltar

Esta es la pestaña central de toda la plantilla. Cada fila es una cuenta (farmacia, herbolario, gimnasio) y cada columna un dato clave para priorizar tu tiempo.

• Datos básicos: nombre del negocio, tipo de canal, población, contacto y teléfono.
• Tramo A/B/C: A para cuentas top, B para cuentas medias, C para ocasionales, según facturación o potencial.
• Última visita y próxima visita prevista: evita que una cuenta top se quede semanas sin seguimiento.
• Notas rápidas: qué le interesa, objeciones habituales, qué marcas competidoras ya trabaja.

Pestaña de pedidos y agenda: seguimiento sin perder detalle

Con la cartera ya organizada, dos pestañas más completan la plantilla básica.

• Pedidos: fecha, cuenta, importe, referencia y comisión estimada por línea.
• Agenda: día de visita, cuenta y objetivo concreto (nuevo pedido, cobro, presentación de producto).
• Cruce con el tramo: filtra por cuentas tramo A antes de cerrar la semana para no dejar a las cuentas top sin visita.

Fórmulas básicas para facturación y comisiones

No hace falta ser experto en Excel para automatizar lo esencial:

• SUMAR.SI para totalizar pedidos por comercial, marca o mes.
• Columna de % de comisión junto a una columna de importe calculado automáticamente (importe × % de comisión).
• Una tabla dinámica simple para ver el total mensual sin tocar fórmulas cada vez.

Para saber qué cifra perseguir cada mes conviene apoyarte en una referencia clara, como la que planteamos en objetivos de ventas y KPIs. Y si el objetivo es crecer en ingresos, hay palancas concretas en cómo pasar de 5.000 € a 10.000 € de comisiones al mes.

Cuándo dar el salto a un CRM real o al gestor de pedidos

La plantilla de Excel tiene un límite natural. Estas señales suelen indicar que toca dar el salto:

• La cartera crece por encima de lo que una hoja puede ordenar sin errores manuales.
• Trabajas varias marcas a la vez y necesitas centralizar catálogo y precios en un mismo sitio.
• Aparecen versiones distintas del mismo archivo entre el ordenador y el móvil, con riesgo de perder datos.

En ese momento, el gestor de pedidos de FarmaBulk cubre el mismo trabajo que tu Excel, pero con catálogo actualizado por marca y trazabilidad automática de cada pedido.

Conclusión: empieza simple, escala cuando lo necesites

No necesitas un CRM complejo para empezar a vender con orden. Una plantilla de Excel con cuentas, pedidos y agenda bien conectados te da control desde el primer día, y cuando la cartera lo pida, puedes escalar sin fricciones desde el marketplace de FarmaBulk.