Cómo hacer un buen inventario

El inventario es la fotografía más fiel de la salud operativa de una distribuidora. Cuando está mal gestionado, los errores se acumulan en silencio: rotura de stock en referencias de alta rotación, exceso de producto próximo a caducar, discrepancias entre el sistema y la realidad física que generan errores en los pedidos. Si distribuyes suplementos, cosmética o parafarmacia, este artículo te da el sistema para hacer el inventario de forma ordenada sin parar la operativa.

En FarmaBulk trabajamos con distribuidores que gestionan desde pequeños almacenes con unas pocas referencias hasta catálogos de varios miles de SKU. El método que funciona en todos los casos tiene los mismos principios, aunque la escala cambie.

Con qué frecuencia hacer inventario

No existe una única respuesta, pero hay un mínimo razonable y un óptimo alcanzable:

• Inventario general anual: obligatorio. Una vez al año hay que cuadrar lo físico con el sistema. Idealmente en el momento de menor actividad (agosto o enero según tu ciclo).
• Inventario semestral: recomendable para distribuidoras con catálogo amplio o alta rotación. Detecta desviaciones antes de que se conviertan en problemas graves.
• ABC continuo: el 20% de referencias que generan el 80% de la facturación deben controlarse con mayor frecuencia, idealmente mensual o tras cada reposición.

El método por zonas paso a paso

• Divide el almacén en zonas cerradas: nunca cuentes todo el almacén a la vez. Cierra una zona, cuéntala completa y pasa a la siguiente. Así reduces errores y puedes pausar el conteo sin perder el trabajo hecho.
• Etiqueta la zona como «en recuento»: durante el tiempo que dura el conteo, ninguna entrada ni salida de esa zona. Es el principio más importante para que el inventario sea fiable.
• Contrasta con el ERP: una vez terminado el conteo físico, compara con lo que dice el sistema. Las diferencias son las mermas que necesitas analizar.
• Analiza las mermas: una merma del 0,5-1% del stock es esperable en distribución de parafarmacia. Por encima del 2%, investiga causas: rotura, error de picking, caducidades no registradas o pérdidas.

ABC continuo para alta rotación

El análisis ABC clasifica las referencias según su contribución a la facturación:

• Clase A (top 20% de referencias, 80% de la facturación): control mensual o tras cada reposición. Nunca permitas rotura en estas referencias.
• Clase B (30% de referencias, 15% de la facturación): control trimestral o semestral.
• Clase C (50% de referencias, 5% de la facturación): inventario anual es suficiente. Evalúa periódicamente si merece la pena mantenerlas en catálogo.

Este sistema permite dedicar el esfuerzo de control donde más impacto tiene en el negocio. Puedes combinar este análisis con el artículo sobre cómo dimensionar el almacén para tener una visión completa de la operativa.

Cómo gestionar caducidades próximas

El producto próximo a caducar es uno de los mayores generadores de pérdidas en distribución de suplementos y cosmética. Las opciones que minimizan el impacto:

• Rebajas al canal: ofrece el producto con descuento adicional a clientes de alta rotación antes de los 3-6 meses de la caducidad. Mejor recuperar margen parcial que perder todo.
• Campañas de consumo propio: si la normativa lo permite y el producto no está cerca de la fecha, inclúyelo en packs o en promociones especiales.
• Donación: en España existen plataformas de alimentación y salud que recogen productos próximos a caducar. Además de evitar la pérdida total, genera deducción fiscal.
• Alerta temprana en ERP: configura alertas a los 6 y 3 meses de caducidad para cualquier referencia. No gestiones lo que no ves.

No pares la operativa: el inventario rodante

Una de las razones por las que muchas distribuidoras evitan hacer inventario es el miedo a parar la operativa. El inventario rodante lo resuelve:

• En lugar de contar todo el almacén en un día, divide las referencias en 52 grupos y cuenta un grupo cada semana.
• Al año habrás contado todo el almacén sin necesidad de cerrar ninguna jornada completa.
• Las desviaciones se detectan antes y las correcciones son más pequeñas.

Este método requiere disciplina pero elimina el inventario anual traumático. Funciona mejor con un ERP que permita marcar las referencias como «contadas» y comparar el resultado automáticamente.

Conclusión

Un inventario bien hecho no es una pérdida de tiempo: es la base para pedir bien, servir bien y no perder margen en mermas y caducidades que podías haber evitado. La frecuencia mínima es anual, el óptimo es semestral con ABC continuo para las A. Y si quieres ampliar tu canal de venta sin más complejidad operativa, el marketplace de FarmaBulk te da acceso a compradores profesionales de toda España desde el primer día.