Cómo etiquetar las ubicaciones del almacén

El sistema de etiquetado de ubicaciones de un almacén es la infraestructura invisible que determina la velocidad y la precisión de cualquier operación de picking. Un almacén sin etiquetado sistemático obliga a los operarios a memorizar dónde está cada cosa, genera errores cuando hay personal nuevo, y hace imposible escalar sin caos. Para los distribuidores del sector salud, donde la trazabilidad y los lotes son requisitos regulatorios, un sistema de ubicaciones bien diseñado es además una herramienta de cumplimiento normativo.

En FarmaBulk colaboramos con distribuidores de todos los tamaños. Este artículo te explica cómo diseñar e implementar un sistema de etiquetado de ubicaciones desde cero, o cómo mejorar el que ya tienes.

La lógica de nomenclatura

El sistema más habitual en almacenes medianos es el de coordenadas alfanuméricas: Pasillo – Estantería – Nivel – Hueco.

Ejemplo numérico: Un almacén de 800 m² con 12 pasillos, 8 estanterías por pasillo, 4 niveles y 6 huecos por nivel tiene 12 × 8 × 4 × 6 = 2.304 ubicaciones posibles. Con un sistema alfanumérico bien diseñado, cualquier operario puede encontrar cualquier ubicación en menos de 60 segundos.

Formatos de etiqueta

Zonas especiales del almacén

• ✅ Zona de cuarentena: Señalización diferenciada (roja) para productos bloqueados pendientes de revisión.
• ✅ Zona de temperatura controlada: Indicación de rango de temperatura en la etiqueta de zona.
• ✅ Zona de peligrosos: Etiquetas de peligro conforme a normativa ADR si aplica.
• ✅ Zona de devoluciones: Área claramente separada con etiquetado de estado (revisión, destrucción, reintegración).
• ✅ Zona de expedición: Carriles numerados para preparación de pedidos por ruta o cliente.

Implementación paso a paso

• ✅ 1. Diseña el plano de ubicaciones en papel o software antes de empezar a etiquetar.
• ✅ 2. Define la nomenclatura y documéntala para que sea consistente en todo el almacén.
• ✅ 3. Genera las etiquetas (impresora de etiquetas o proveedor externo).
• ✅ 4. Pega o instala las etiquetas comenzando por un pasillo piloto para validar el sistema.
• ✅ 5. Carga las ubicaciones en el SGA o hoja de control si no tienes sistema.
• ✅ 6. Forma al personal en el nuevo sistema antes de ponerlo en marcha.
• ✅ 7. Revisa periódicamente las etiquetas deterioradas y las ubicaciones obsoletas.

Errores frecuentes

• ❌ Usar nomenclaturas distintas en diferentes zonas del almacén.
• ❌ Etiquetas demasiado pequeñas para leer desde la carretilla.
• ❌ No incluir el código de barras si el almacén usa escáneres.
• ❌ No actualizar el sistema cuando cambia el layout del almacén.

Un sistema de etiquetado de ubicaciones bien diseñado es uno de esos cambios de bajo coste y alto impacto que cualquier almacén puede implementar en menos de una semana. La inversión en etiquetas y tiempo de implementación se recupera en las primeras semanas gracias a la reducción de errores y el aumento de velocidad de picking.